Règlement intérieur modification 2017

Comité départemental de la retraite sportive du Gard

Révision du 24 février 2017

REGLEMENT INTÉRIEUR

Article 1 – DEFINITION – MODALITES

Le règlement intérieur prévoit les règles de fonctionnement du Comité départemental sur la base de ses statuts.

Il est approuvé par Comité Directeur et soumis à l’Assemblée Générale.

Sur proposition du bureau, ce règlement peut être modifié puis validé par le Comité directeur et soumis à l’Assemblée générale aux dates les plus proches.

Ce règlement est tenu à la disposition des licenciés du département qui souhaiteraient en prendre connaissance.

Article 2 – PERTE DE LA QUALITE DE MEMBRE

La qualité de membre se perd aussi par la radiation prononcée le Comité Directeur, pour non paiement de la cotisation ou pour motif grave, le membre intéressé ayant été invité préalablement, par lettre recommandée avec accusé de réception à un entretien devant le comité directeur pour fournir des explications.

Article 3- COMITE DIRECTEUR

Le Comité Directeur administre le CODERS conformément aux articles 8 et 9 des statuts.

Il peut inviter des « personnes ressources »sur des dossiers techniques, ces personnes n’ont pas droit de vote.

Tout membre qui aura, sans motif légitime justifié, manqué trois séances consécutives perdra la qualité de membre du Comité Directeur

Les convocations et ordre du jour sont adressés aux membres par courrier postal ou par voie électronique.

Article 4– BUREAU

Sauf en cas d’urgence, le bureau fixe la périodicité de ses réunions.

En cas d’absence du président (e), les réunions sont présidées par un vice-président (e) ou un membre du Comité directeur désigné par le président (e).

Le bureau peut décider d’inviter une ou plusieurs « personnes ressources », conseillers techniques ou toute autre personne dont la présence serait jugée utile. Ces personnes n’ont pas le droit de vote.

Tout membre qui aura, sans motif légitime justifié, manqué à 3 séances consécutives, perdra la qualité de membre du bureau après avis du comité directeur

Article 5– COMMISSIONS

Des commissions peuvent être créées pour faire fonctionner les différentes activités du CODERS 30 et les coordonner. Les membres sont pris au sein du Comité directeur.

Des « personnes ressources » réputées compétentes dans certaines matières peuvent compléter l’effectif de certaines commissions. Ces personnes n’ont pas le droit de vote.

Un représentant de chaque commission présente, devant le comité directeur, les conclusions de leurs travaux pour validation et suite à donner.

Article 6 – FONCTION DU OU DES VICE- PRESIDENT (E)

Le vice- président (e) assiste dans ses démarches le président (e) du Comité départemental. Il peut être chargé de suivre des actions, des dossiers spécialisés pouvant lui être spécifiquement attribués, il rend compte de ces actions devant le président. Il doit être également informé par le président (e) de toutes les démarches engagées par ce dernier.

Article 7 – FONCTION DU (de la) SECRETAIRE GENERAL(e)

Le ou la secrétaire général assure l’organisation et la bonne exécution du travail administratif du CODERS 30. IL ou elle coordonne le travail des commissions et délégations et s’assure de la diffusion des procès-verbaux et divers documents aux membres du comité directeur

Article 8 – FONCTION DU (de la) TRESORIER (E)

Le trésorier (e) assure l’organisation et le contrôle de la tenue de la comptabilité du CODERS 30. Il ou elle établit, en fin d’exercice, les comptes de gestion, le bilan financier et le budget prévisionnel et les soumet aux vérificateurs aux comptes, au Comité directeur et à l’Assemblée générale. Il ou elle établit les demandes de subventions.

Il ou elle procède au règlement des sommes dues par le CODERS 30 et gère la trésorerie.

Le Président (e) et le trésorier ouvrent et gèrent les comptes bancaires, postaux ou d’épargne et procède aux opérations de placement.

Le président (e) et le trésorier (e) sont les seuls habilités à faire fonctionner le ou les comptes bancaires et à effectuer les opérations de trésorerie, en cas d’empêchement du Président le vice Président dispose d’une délégation de signature.

Article 9 – FRAIS ENGAGES PAR UN MEMBRE DU CODERS

Les frais engagés par un membre du Comité directeur ou non, dans le cadre d’une mission qui lui aurait été confiée par le président (e), lui seront remboursés sur justificatifs.

Les déplacements, en véhicule personnel, s’effectuent, si possible, par covoiturage, sont remboursés suivant un barème arrêté en comité directeur, augmentés des coûts éventuels de péage, parking, etc… Ce barème sera revu en fonction du coût de la vie.

Le moyen de transport le plus économique doit être privilégié, et sera remboursé sur la base du tarif SNCF 2eme classe.

Les membres du Comité départemental de la retraite sportive qui renoncent au remboursement des frais qu’ils engagent dans le cadre de leur activité peuvent bénéficier d’une réduction d’impôt, en application du code général des impôts.

Article 10 – VOTE EN ASSEMBLEE GENERALE, EN COMITE DIRECTEUR OU DU BUREAU

Quand le vote en Assemblée générale, en Comité directeur ou du bureau donne un partage égal des voix, celle du président (e) est prépondérante.

Lorsqu’en comité directeur, un point de l’ordre jour porte sur une demande relative à un club et que celle-ci donne lieu à un vote, le ou les membres du comité directeur appartenant à ce club n’y participent pas.

Article 11 –CANDIDAT AU COMITE DIRECTEUR

11-1 en cours de mandat

Le candidat doit faire sa demande par écrit au Président du CODERS sous couvert du président de son club d’adhésion (fiche de candidature à demander au secrétariat du Coders 30)

Après examen de la candidature, le bureau du CODERS donne ou pas son accord avant cooptation définitive en Comité Directeur et élection à l’Assemblée Générale suivante.

11-2 élection du comité directeur

Même procédure qu’alinéa 11-1 alinéa 1

La même procédure doit être suivie pour toute candidature aux instances régionales ou fédérales

Article 12 – STAGE DE FORMATION

Les clubs font l'avance du coût des stages pour leurs animateurs (arrhes à l’inscription)

Dans le cas d’un nouveau club, le CODERS peut faire cette avance, après étude de sa situation financière et pour ne pas mettre sa trésorerie en difficulté.

Une fois la formation terminée, le CODERS rembourse simultanément :

1) les clubs, du coût du stage (arrhes)

2) les animateurs en formation, de leurs frais de transport, suivant les conditions ci-aprés :

Les déplacements en véhicule personnel s’effectuent, si possible, par covoiturage, sont remboursés suivant un barème arrêté en comité directeur et augmentés des coûts éventuels de péage, parking, etc… Ce barème sera revu en fonction du coût de la vie.

Le moyen de transport le plus économique doit être, toujours, privilégié, et sera remboursé sur la base du tarif SNCF 2eme classe.

En cas de désistement d’un candidat inscrit et sauf pour raison impérieuse, les frais de stage ne seront pas remboursés par le CODERS (sauf si le candidat est remplacé).

Article 13- CREATION DE CLUB ou DIFFICULTES DE FONCTIONNEMENT

Lors de la création d'un nouveau club ou lorsqu'un club est en difficulté temporaire pour mener à bien une activité, les clubs, affiliés au CODERS, s'engagent à mettre à disposition, sur la base du volontariat, de ce club des animateurs. Cela afin de lui laisser le temps de trouver en son sein, des adhérents volontaires pour suivre la formation d'animateur fédéral.

La proximité géographique sera privilégiée pour faciliter les déplacements et leurs coûts.

Un protocole entre les clubs concernés et le Coders sera établi.

Article 14 – ACTIVITES DE LOISIRS – SEJOURS

Pour les séjours, le bulletin d’inscription doit définir précisément les activités proposées et suivant le cas, le niveau requis. Il s’adresse à tous les licenciés de la Fédération. En outre, l’inscription définitive doit être subordonnée chronologiquement à la date de réception des chèques d’arrhes et du « contrat de vente » (le cachet de la poste faisant foi).

Article15 – DESISTEMENT D’UNE ACTIVITE DE LOISIRS

Sauf cas de force majeure et sur décision des membres du bureau, tout désistement, suite à une inscription pour un voyage, séjour, repas… sera indemnisé de la façon suivante :

· pour une annulation avant le début du séjour, il faudra respecter le règlement du lieu de séjour, ou mettre en œuvre l’assurance annulation, éventuellement, souscrite

Article16 – ACTIVITES NON ORGANISEES PAR LE CODERS

Le président (e) du CODERS 30 dégage sa responsabilité pour toutes activités non organisées par le Comité départemental de la retraite sportive du Gard.

Article17– DEMISSION D’UN MEMBRE DU BUREAU ET DU COMITE DIRECTEUR

Tout membre du bureau ou du comité directeur démissionnaire doit faire connaître sa décision par écrit, (voie postale ou électronique) au président qui en informe le comité directeur.

Il pourra être procédé à son remplacement dans les conditions prévues à l’article 9 des statuts et 11-1 du présent règlement intérieur, pour la durée du mandat restant à courir.

Article18 – PIECES A TRANSMETTRE A LA FEDERATION

Le procès verbal de l’Assemblée générale et les rapports financiers ainsi que de gestion seront communiqués chaque année à la fédération française de la retraite sportive.